Aussteller- & Sponsorenbedingungen

Um die Kongressorganisation für beide Seiten zu optimieren, bitten wir Sie die vorausgegangenen Formulare komplett auszufüllen und folgende Punkte zu beachten:

ALLGEMEINE INFORMATIONEN
Das unterschriebene Standplatz- oder Sponsoringformular ist eine verbindliche Buchung. Eine Stornierung der Buchung kann daher Kosten verursachen (siehe AGB, §17). Die Vergabe der Leistungen erfolgt nach dem Prinzip „first come – first served“ bzw. nach besonderer Vereinbarung (siehe auch Hinweise zum Vorkaufsrecht Standplatzwahl für Fördermitglieder des DGVS e.V. oder der DGAV GmbH mit erworbenem Vorkaufsrecht). Es werden keine Optionen auf Angebote gegeben. Mit der Rücksendung Ihrer unterzeichneten Bestellung gilt Ihre Zusage als verbindlich und bildet die Vertragsgrundlage. Die verwendeten Angebotsbilder sind Musterabbildungen und können im Vergleich zur umgesetzten Leistung in Form, Farbe, Quantität und Qualtität abweichen. Die Interplan AG informiert Sie über alle Details der Abwicklung der gebuchten Leistung und verpflichtet sich zur Umsetzung der beschriebenen Leistungen. Die Veranstalter der o.g. Tagung, die Gastroenterologie Organisations GmbH und die DGAV GmbH, haben die Interplan AG mit der Organisation und Durchführung des kommerziellen Bereichs der Tagung beauftragt. Mit der Buchung werden die Teilnahme- und Geschäftsbedingungen anerkannt. Sollten einzelne Inhalte der Buchungsbedingungen von Inhalten der vorliegenden AGB von INTERPLAN abweichen, so gilt in diesen Einzelfällen der jeweils vereinbarte Inhalt in den Buchungsbedingungen. Die übrigen Regelungen der AGB gelten davon unberührt. Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle gegenseitigen Verpflichtungen ist München. Sollte für eine CME-Zertifizierung des Kongresses durch die zuständige Landesärztekammer eine Offenlegung aller gezahlten Ausstellungs- oder Sponsoring-Summen notwendig sein, so behält sich Interplan vor dem Folge zu leisten. Dazu werden lediglich Firmenname und Summe offengelegt. Persönliche Daten werden keinesfalls weitergegeben.

STANDPLATZVERGABE
Im Rahmen der Standplatzvergabe auf dem Industriemeeting werden zunächst alle Fördermitglieder des DGVS e.V. und der DGAV GmbH mit erworbenem Vorkaufsrecht platziert. Im Anschluss daran erfolgt die Vergabe der Standplätze nach dem Prinzip „first come – first served“ bzw. unter Berücksichtigung der bestmöglichen Nutzung der vorhandenen Räumlichkeiten und nach besonderen Vereinbarungen. Die o.g. Wahlmöglichkeit besteht nur für Fördermitglieder mit gültiger Mitgliedschaft im jeweiligen Kongressjahr. Die Standplatzvergabe ist abhängig von der Standgröße, den örtlichen Gegebenheiten und den von Ihnen angegebenen Informationen. Besondere Wünsche werden im Rahmen des Möglichen natürlich erfüllt. Eine Verbindlichkeit eines bestimmten Standplatzes oder Größe kann daraus nicht abgeleitet werden. Nach Fertigstellung der Aufplanung werden Ihnen der Standplan samt Ausstellerliste sowie weitere detaillierte Ausstellerinformationen inkl. Bestellformularen mit Möbel, Strom und Standreinigung etc. zur Verfügung gestellt. Nach Bestätigung Ihres Standplatzes erhalten Sie eine Rechnung über die Standmiete. Eine Bestätigung Ihrerseits ist nicht mehr nötig.

BUCHUNG VON PRÄSENZLEISTUNGEN
Präsenzleistungen sind nur buchbar für Firmen, die auch mit einem Stand an der Industrieausstellung beteiligt sind. Bei entsprechend gekennzeichneten Präsenzleistungen gilt das Vorkaufsrecht der Fördermitglieder des DGVS e.V. und der DGAV GmbH mit erworbenem Vorkaufsrecht. Werden Pakete/Symposien von mehreren gleichberechtigten Firmen gebucht, so entscheiden im Zweifelsfall die Vertreter der beiden Gesellschaften (z.B. per Losverfahren) über die Vergabe der Leistung. Alle weiteren Präsenzleistungen (z.B. WLAN, Taschen, Lanyards etc.) werden nach dem first-come first-served Verfahren vergeben. Erstellte Angebote beinhalten die beschriebenen Leistungen. Zusätzliche Präsenz durch die Platzierung von Werbematerial ist auf Anfrage möglich. Die benötigten Materialien sind vom Sponsor selbst zu stellen. Die Rechnungsstellung für die Präsenzleistungen erfolgt durch die Interplan AG bis Ende Juli 2021. Die Interplan AG wird Sie zu gegebener Zeit über alle Details der Abwicklung der gebuchten Präsenzleistung informieren.
Zeitgleich zu den Firmensymposien finden Forschungsforen statt. Ein Forschungsforum richtet sich an ca. 20 Teilnehmer. Die Kongresspräsidenten werden sich bemühen, Themenüberschneidungen zu vermeiden. Im Einzelfall kann es dennoch zu thematischen Überschneidungen kommen.

NENNUNG IN DEN KONGRESSMEDIEN
Die Fördermitglieder mit erworbenem Vorkaufsrecht erhalten die Möglichkeit ihr Firmenprofil (max. 400 Zeichen) mit Firmen-Logo, Firmen-Adresse und einem Firmen-PDF in der App kostenfrei zu veröffentlichen. Die Sponsoren werden auf der Kongresswebseite und im Programm genannt. Sponsoren, die ein Paket gebucht haben, werden mit Firmenlogo aufgeführt. Drucksachen auf denen Ihr Logo präsentiert wird, werden Ihnen vor der Veröffentlichung zur Freigabe vorgelegt (außer die Sponsorenlisten mit und ohne Logo im Internet und im Industrieprogramm). Ihr Logo muss als .eps-Datei für den Druck und als .jpg- oder .png-Datei für die Internetpräsentation zur Verfügung stehen und wird gemäß der von Ihnen übersandten Datei verwendet. Bitte schicken Sie Ihr Firmenlogo an n.eder@interplan.de.

BERÜCKSICHTIGUNG DER INDUSTRIE-KODIZES
Bitte beachten Sie die Verhaltenskodizes für pharmazeutische und medizintechnische Firmen. Ebenso gilt es, die landesrelevanten Regularien über die Bewerbung von Medizinprodukten zu befolgen. Beispielhaft seien hier die Richtlinien der/des FSA/AKG, BVmed, Berufsordnungen der Landesärztekammern (national) und die national geltenden Gesetze, z.B. HWG und international geltenden Gesetze genannt. Gerne besprechen wir mit Ihnen die Leistungen hinsichtlich der (für Sie gültigen) Kodex- und Compliancerichtlinien. Entsprechend der Vorgaben des § 20 Abs. (5) FSA-Kodex Fachkreise / der AKG-Richtlinien werden wir auf Anfrage die Bedingung und den Umfang der Unterstützung durch den Aussteller/Sponsor bei der Ankündigung und Durchführung der Veranstaltung offenlegen. Bitte kreuzen Sie den entsprechenden Punkt auf dem Formular „Wichtige Firmendaten“ an.

BESTIMMUNGEN UND KONGRESSBEZOGENE VERHALTENSVORGABEN
Die Veranstalter wünschen ein konfliktfreies Werbeumfeld und behalten sich daher vor, bestimmte Werbemaßnahmen ggfs. abzusagen Aussteller und Sponsoren werden angehalten, eigene Veranstaltungen mit Kongressteilnehmern nur in Abstimmung mit dem DGVS e.V. bzw. der DGAV GmbH zu planen und somit nicht in Konkurrenz zu den eigentlichen Kongressveranstaltungen zu stehen. Es ist ihnen untersagt, konkurrierende Veranstaltungen (z.B. Satellitensymposien, Vorträge mit wissenschaftlichen Inhalten, Workshops, „Meet the experts“, Studientreffen etc.) parallel zum Kongressprogramm zu organisieren. Das gilt für Aktivitäten innerhalb und außerhalb des Veranstaltungsgeländes und während der gesamten Laufzeit des Kongressprogramms (vom 13. – 18. September 2021). Ebenfalls untersagt ist die eigenständige Nutzung von Werbeflächen in der Kongressstadt, die den Bezug zur Veranstaltung herstellen. Interplan behält sich in Abstimmung mit dem DGVS e.V. und der DGAV GmbH vor, bei unangemeldeten Veranstaltungen oder Werbeflächennutzung, die das Kongressprogramm oder zugehörige Kongressveranstaltungen gefährden, das verantwortliche Unternehmen vom gesamten Kongress auszuschließen. Jede Firma, die ein Symposium gebucht hat, soll sicherstellen, dass ihre Referenten und Moderatoren ausschließlich an ihrem Symposium beteiligt / involviert sind und nicht bei weiteren Firmensymposien auftreten. Bitte lassen Sie sich diese Vorgabe von Ihren Referenten / Vorsitzenden bestätigen. Ausnahmen von dieser Regelung gibt es nur aus schwerwiegenden Gründen und bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des DGVS e.V. oder der DGAV GmbH! Aussteller / Sponsoren dürfen sehr gern auf Ihre Teilnahme an der Veranstaltung wie folgt hinweisen:
Aussteller/Sponsor der VISZERALMEDIZIN 2021
75. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Gastroenterologie, Verdauungs- und Stoffwechselkrankheiten mit Sektion Endoskopie
14. Herbsttagung der Deutschen Gesellschaft für Allgemein- und Viszeralchirurgie gemeinsam mit den Arbeitsgemeinschaften der DGAV
Das Kongresslogo (keyvisual) kann zur Bewerbung des eigenen Standplatzes oder eines Symposiums verwendet werden unter der Voraussetzung, dass es nicht verändert wird. Alle Drucksachen, in denen dieses Logo genutzt wird, sind zur Freigabe an Nadine Eder, n.eder@interplan.de zu senden.
Das Nutzen der DGVS- bzw. DGAV-Gesellschaftslogos in jeglicher Form von Werbung, Drucksachen, Beschilderung o.ä. ist nicht erlaubt.I

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